Kool Collective verwerkt alleen de persoonsgegevens die je zelf aan ons hebt verstrekt. In sommige gevallen kunnen we jouw persoonsgegevens ook hebben verkregen uit andere bronnen, zoals het handelsregister van de Kamer van Koophandel of openbare websites, of ontvangen wij persoonsgegevens van tussenpersonen met wie jij een overeenkomst hebt gesloten en die namens jou contact met ons hebben opgenomen. We verzamelen ook jouw IPadres en browser-useragent als je een opmerking achterlaat of ons feedback stuurt, om spam te voorkomen en de veiligheid van onze site te waarborgen.

Hieronder vind je een overzicht van de persoonsgegevens die wij van jou (kunnen) verwerken:

• Restrict or object to processing
• Geboortedatum;
• Geboorteplaats;
• Telefoonnummer;
• E-mailadres;
• Handtekening;
• Bankrekeningnummer;
• IP-adres;
• Internetbrowser en apparaat type;
• Locatiegegevens;
• Informatie uit cookies en soortgelijke technieken, zoals gegevens over jouw activiteiten op
• onze website (analytisch) en gegevens over jouw surfgedrag over verschillende websites
• heen (tracking);
• Overige persoonsgegevens die je actief verstrekt bijvoorbeeld door een profiel op onze website aan te maken, in correspondentie en/of telefonisch.

Kool Collective heeft jouw persoonsgegevens nodig om de beste kwaliteit te kunnen leveren als je ons inschakelt voor een opdracht. Kool Collective verwerkt jouw gegevens in principe alleen als dit strikt noodzakelijk is voor onze dienstverlening. In sommige gevallen kan Kool Collective jouw persoonsgegevens ook verwerken als je geen toestemming daarvoor hebt gegeven, maar als er sprake is van een gerechtvaardigd belang of wettelijke verplichting voor de verwerking. In dat geval zullen wij ervoor zorgen dat jouw recht op privacy niet (onevenredig) wordt geschonden.

Kool Collective verwerkt jouw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

• goederen en/of diensten afleveren;
• contact met je opnemen tijdens de opdracht waarvoor je ons hebt ingeschakeld;
• afhandeling van jouw betaling, zoals het versturen van offertes en facturen;
• reageren op vragen of verzoeken die u indient;
• informeren over wijzigingen van onze diensten en producten;
• onze diensten afstemmen op jouw behoefte;
• de website verbeteren, bijvoorbeeld de prestaties en navigatie;
• spam voorkomen en de veiligheid van onze site waarborgen;
• een nieuwsbrief en/of reclamefolder verzenden (alleen met toestemming);
• de mogelijkheid bieden om een account aan te maken;
• login- en accountfunctionaliteit beveiligen via cookies;
• opmerkingen op onze website verwerken en weergeven.

Voor het verwerken van persoonsgegevens hebben wij een grondslag nodig. Wij verwerken jouw persoonsgegevens altijd op basis van een van de volgende grondslagen:

• Jouw toestemming;
• De uitvoering van de overeenkomst tussen jou en Kool Collective;
• Een gerechtvaardigd belang; of
• Een wettelijke verplichting, zoals de fiscale bewaarplicht.

Wanneer je onze website (www.koolcollective.nl) bezoekt, worden sommige gegevens van jou verzameld en opgeslagen met behulp van cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan onze website wordt opgeslagen in de browser van jouw computer, tablet of smartphone. Er zijn verschillende soorten cookies. Kool Collective gebruikt functionele, analytische en tracking cookies. Cookies met een puur technische functionaliteit zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en dat bijvoorbeeld jouw voorkeursinstellingen onthouden worden. Deze cookies worden ook gebruikt om de website goed te laten werken en deze te kunnen optimaliseren. Daarnaast plaatsen we cookies die jouw surfgedrag bijhouden zodat we op maat gemaakte content en advertenties kunnen aanbieden.

Bij jouw eerste bezoek aan onze website hebben wij je al geïnformeerd over deze cookies en hebben we je toestemming gevraagd voor het plaatsen ervan. Je kunt je afmelden voor cookies door jouw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kun je ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van jouw browser verwijderen. Onze site kan naast onze eigen cookies inhoud van externe platforms bevatten (bijvoorbeeld video's, afbeeldingen). Deze embedded content van andere sites gedraagt zich alsof je de oorspronkelijke site hebt bezocht en kan gegevens over jouw interactie verzamelen, cookies plaatsen en activiteiten volgen, zelfs als je een account hebt op het externe platform.

Kool Collective neemt de bescherming van jouw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging te voorkomen. We gebruiken daarom een beveiligd systeem voor het opslaan van jouw gegevens. Daarnaast worden jouw gegevens alleen ingezien door de medewerkers die uw persoonsgegevens nodig hebben voor de uitvoering van hun werkzaamheden.

In principe deelt Kool Collective nooit persoonsgegevens met derden. In sommige gevallen kan het echter nodig zijn om persoonlijke gegevens te delen met iemand buiten Kool Collective. Wij doen dit echter nooit voor commerciële doeleinden, tenzij je hiervoor expliciet toestemming hebt gegeven. We zullen jouw persoonlijke gegevens alleen delen met derden als dit noodzakelijk is voor de diensten die wij aan u leveren of als we verplicht zijn door de wet of een rechterlijke uitspraak om jouw gegevens te delen met een derde partij, zoals de verplichting om persoonsgegevens te delen met gerechtelijke of overheidsinstanties. Het kan ook nodig zijn om jouw persoonsgegevens te delen om namens jou een overeenkomst te sluiten met een derde partij. Verder kan jouw IP-adres worden opgenomen in de reset-e-mail, als je een wachtwoord reset aanvraagt om jouw account beter te beveiligen.

Kool Collective bewaart jouw gegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze worden verwerkt. Sommige persoonsgegevens moeten wij voor een specifieke termijn bewaren, zoals gegevens die nodig zijn voor onze financiële administratie. Opmerkingen en bijbehorende metadata worden voor onbepaalde tijd bewaard om de moderatie van vervolginteracties te
automatiseren.

Als je wilt weten welke persoonsgegevens wij van jou hebben opgeslagen, kun je een verzoek indienen tot inzage van jouw persoonsgegevens. Sommige gegevens moeten wij vanwege een wettelijke of administratieve plicht bewaren en kunnen wij daarom niet verwijderen.

Je kunt een verzoek indienen, als je jouw persoonsgegevens waarover Kool Collective beschikt wilt

• doen) wijzigen, bijvoorbeeld om onjuistheden te corrigeren;
• (doen) aanvullen;
• (doen) verwijderen; of
• (doen) overdragen.

Daarnaast heb je het recht om de gegevensverwerking te beperken of om er bezwaar tegen te maken. Ook kun je jouw toestemming voor het verwerken van bepaalde persoonsgegevens op elk moment intrekken, zonder dat dit invloed heeft op de rechtmatigheid van eerdere verwerkingen.

Je kunt contact met ons op nemen via hi@koolcollective.nl voor:

• een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering of gegevensoverdraging van jouw persoonsgegevens;
• het intrekken van jouw toestemming;
• het maken van bezwaar op de verwerking; en
• overige vragen of klachten over de verwerking van jouw persoonsgegevens.

Je kunt binnen vier (4) weken een reactie van ons verwachten. Kool Collective wil je er ook op wijzen dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contactmet-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons.

Privacy- en gegevensbeschermingswetgeving verandert (nog) steeds. Dit privacy- en cookiebeleid wordt zo actueel mogelijk gehouden en is daarom onderhevig aan wijzigingen. Wanneer deze wijzigingen voor jou relevant zijn, laten we dit weten. De meest recente versie is altijd beschikbaar op onze website. Deze versie van het privacy- en cookiebeleid is voor het laatst gewijzigd op 10 juli 2026.